Nhận diện các rủi ro trong soạn thảo, đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa và cách phòng tránh

Nhận diện các rủi ro trong soạn thảo, đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa và cách phòng tránh.

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng nhằm tạo cơ sở cho việc thực hiện một giao dịch cụ thể trong cuộc sống nói chung và trong kinh doanh thương mại nói riêng. Do nhiều lý do, việc soạn thảo và đàm phán hợp đồng đôi lúc vẫn còn một số thiếu sót, chưa chặt chẽ về mặt pháp lý hoặc chưa được quan tâm đúng mức. Điều đó có thể dẫn tới các rủi ro khiến cho hợp đồng vô hiệu hoặc gây khó khăn trong việc thực thi hợp đồng.

1. Chủ thể kí kết hợp đồng

a. Thực trạng:

Thực tế, hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền thường rất đa dạng về chủ thể ký kết, nhưng tựu chung lại sẽ rơi vào các trường hợp dưới đây:

Người ký là đại diện theo pháp luật của công ty nhưng không có thẩm quyền ký kết, ví dụ như: “Khi chưa có quyết định hoặc thông qua của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty CP, người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng đầu tư hoặc bán, vay, cho vay tài sản… có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác (điểm d khoản 2 Điều 135, điểm h khoản 2 Điều 149 LDN 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại Khoản 1 Điều 162 LDN 2014.”

Người ký không phải là đại diện theo pháp luật của công ty và không có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền ký kết.

Có thể kể đến một vài trường hợp như: Phó Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, Trưởng các phòng, ban… ký hợp đồng nhưng không có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền.

b. Cách phòng tránh:

– Kiểm tra trong Giấy ĐKKD xem ai là người đại diện theo pháp luật.

– Yêu cầu cung cấp Văn bản ủy quyền cho nhân viên khi giao dịch hoặc người ký  không phải người đại diện theo pháp luật.

– Kiểm tra trong giấy ủy quyền xem người ký có thuộc phạm vi được ủy quyền không (điều kiện ủy quyền, quyền của người được ủy quyền).

2. Rủi ro về giá cả, phương thức thanh toán

a. Thực trạng:

– Rủi ro về giá khi thị  trường biến động.

– Rủi ro về đồng tiền làm phương thức thanh toán.

– Tranh chấp về chi phí bốc dỡ, vận chuyển lưu kho bãi.

– Rủi ro về cách thức giao nhận tiền.

– Rủi ro trong phương thức bảo đảm hợp đồng bằng phương thức bảo lãnh.

– Không quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của từng bên 

b. Cách phòng tránh:

Cần đưa ra các điều khoản chi tiết, cụ thể, linh hoạt phù hợp với từng giao dịch. Chẳng hạn như về giá cả, chính vì nhìn thấy rủi ro về mặt thị trường biến động nên khi đàm phán về giá cả chúng ta nên đề cập tới một khoảng giá chứ không nên đưa ra 1 con số cụ thể

3. Rủi ro về bảo lãnh của Hợp đồng

a. Thực trạng:

– Làm giả chứng thư bảo lãnh.

– Rủi ro người ký phát chứng thư bảo lãnh không đúng thẩm quyền vượt  quá thẩm quyền. 

– Điều kiện của bảo lãnh: Ngân hàng phát hành thư bảo lãnh trong đó yêu cầu bên thụ hưởng phải chứng minh được vi phạm của bên được bảo lãnh, khi đó ngân hàng mới thanh toán. 

– Rủi ro để từ chối bảo lãnh còn ở cách ghi thời hạn bảo lãnh, ví dụ thời hạn bảo lãnh là 360 ngày, dẫn tới cách hiểu khác nhau là ngày thường hay ngày làm việc. 

– Bên bảo lãnh có thể viện lý do để từ chối thanh toán hoặc chậm thanh toán cho bên nhận bảo lãnh. (Viện lý do HĐ gốc/ PLHĐ bị sửa đổi tùy tiện) .

b. Cách khắc phục:

– Cần áp dụng chung biểu mẫu về thư bảo lãnh đính kèm hướng dẫn. Tốt nhất không áp dụng bảo lãnh có điều kiện.

– Thực hiện đúng các điều khoản đã ký trong hợp đồng (Đặc biệt các chứng từ liên quan phải chuẩn xác, đúng và phù hợp thời gian). 

– Không nên sửa lại hợp đồng, bổ sung PLHĐ giữa hai bên khi đã có chứng thư bảo lãnh khi chưa có sự đồng ý của bên bảo lãnh. (Trường hợp  hai bên sửa đổi HD, lập PLHD phải báo/đề nghị bên bảo lãnh lập lại Bảo lãnh theo nội dung sửa đổi).

4. Rủi ro về điều khoản quy định về phạt vi phạm

a. Thực trạng:

– Theo Luật thương mại (Điều 301) thì quyền thoả thuận về mức phạt vi phạm của các bên bị hạn chế, cụ thể: “Mức phạt đối với vi phạm nghĩa vụ hợp đồng hoặc tổng mức phạt đối với nhiều vi phạm do các bên thoả thuận trong hợp đồng nhưng không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm”. Do vậy, các bên khi thoả thuận về mức phạt phải căn cứ vào quy định của Luật thương mại để lựa chọn mức phạt trong phạm vi từ 8% trở xuống, nếu các bên thoả thuận mức phạt lớn hơn (ví dụ 12%) thì phần vượt quá (4%) được coi là vi phạm điều cấm của pháp luật và bị vô hiệu. 

– Theo quy định tại Bộ luật Dân sự nếu chậm thanh toán các bên có thể thỏa thuận mức phạt nhưng không được vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản (Điều 476).

– Mức lãi chậm trả theo lãi suất nợ quá hạn trung bình trên thị trường tại thời điểm thanh toán tương ứng với thời gian chậm trả.

b. Cách phòng tránh:

– Đây là điều khoản thông thường. Khi thương thảo hợp đồng với khách hàng có thể đưa vào hợp đồng hoặc không cần đưa vào vì đã được pháp luật quy định. Cán bộ kinh doanh cần linh hoạt khi sử dụng điều khoản này. 

5. Rủi ro về điều khoản bất khả kháng

a. Thực trạng:

Giá trị quan trọng nhất của việc soạn thảo điều khoản về bất khả kháng chính là giúp cho các bên lường trước được các trường hợp miễn trách nhiệm nếu vi phạm nghĩa vụ hợp đồng khi điều kiện bất khả kháng xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khi đàm phán cũng như soạn thảo hợp đồng, các bên đã phải lường trước những sự kiện này, nếu không nó trở thành rủi ro lớn sau khi hợp đồng mua bán được kí kết

b. Cách phòng tránh:

– Khi soạn thảo hợp đồng cần có thỏa thuận rõ ràng về các trường hợp bất khả kháng:

– Bất khả kháng có thể do hiện tượng thiên nhiên: Lũ, lụt, hỏa hoạn, động đất, sóng thần ..

– Bất khả kháng có thể do hiện tượng xã hội: Chiến tranh, bạo loạn, đảo chính, đình công, cấm vận, thay đổi của chính phủ

Ngoài ra, các bên có thể đưa ra các sự kiện chính bản thân mình:,mất điện, hỏng máy…bên cung cấp vật tư chậm trễ giao hàng là sự kiện bất khả kháng để miễn trách nhiệm

Từ những phân tích trên có thể thấy rằng, chỉ một lỗi nhỏ trong soạn thảo hợp đồng cũng  có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền, lợi ích của các bên sau này, bao gồm nhưng không giới hạn ở việc hợp đồng bị vô hiệu, mất thời gian giải quyết tranh chấp, tốn kém chi phí vào các thủ tục tố tụng, mất uy tín,…. Chúng ta có thể tự soạn thảo và rà soát hợp đồng nhưng đừng để những rủi ro tiềm ẩn trong hợp đồng biến công sức của ta trở về con số không, các rủi ro hoàn toàn có thể phòng tránh được, vì vậy hãy cố gắng khắc phục tất cả các rủi ro đấy.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

  1. Luật Doanh nghiệp 2014
  2. Bộ luật dân sự năm 2015